Déclarer un sinistre en entreprise : délais, pièces, erreurs qui font refuser l'indemnisation

Une déclaration de sinistre en entreprise doit parvenir à l'assureur dans le délai fixé par le contrat, qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrés à compter de la connaissance de l'événement, ramenés à deux jours ouvrés en cas de vol. Passé ce délai, l'assureur peut invoquer une déchéance de garantie s'il prouve que le retard lui a causé un préjudice. Dans la pratique, ce sont surtout les pièces manquantes, les déclarations approximatives et les travaux engagés trop tôt qui font refuser ou réduire une indemnisation.

Quel est le délai légal pour déclarer un sinistre en entreprise ?

L'article L. 113-2 du code des assurances impose à l'assuré de donner avis à l'assureur de tout sinistre de nature à entraîner la garantie « dès qu'il en a eu connaissance et au plus tard dans le délai fixé par le contrat ». Ce délai contractuel ne peut être inférieur à cinq jours ouvrés, réduits à deux jours ouvrés en cas de vol. Les contrats d'entreprise reprennent presque toujours ces minima. Les jours ouvrés sont les jours travaillés, du lundi au vendredi hors fériés : un dégât des eaux découvert un vendredi soir se déclare au plus tard le vendredi suivant. Le point de départ est la connaissance du sinistre, pas sa survenance.

Une nuance protège l'assuré : la déchéance pour déclaration tardive ne joue que si elle est prévue au contrat et si l'assureur établit que le retard lui a causé un préjudice. Elle est écartée en cas de force majeure. Texte intégral sur Légifrance.

Quelles pièces faut-il joindre à une déclaration de sinistre ?

La déclaration peut être faite par tout moyen laissant une trace : espace client, courriel, lettre recommandée. Elle indique la date, le lieu, les circonstances, la nature et l'estimation provisoire des dommages, l'identité des tiers et témoins, et le numéro de contrat. Les pièces suivent.

Pour des dommages aux biens : photos datées, factures ou registre des immobilisations, inventaire des stocks, devis de réparation et, pour un vol, récépissé de dépôt de plainte. Pour une perte d'exploitation : les trois derniers bilans et les comptes mensuels de l'exercice en cours. Pour une responsabilité civile : la réclamation écrite du tiers et le contrat qui vous lie à lui. Pour un sinistre cyber : les journaux techniques, le rapport de réponse à incident et la preuve de notification à la CNIL.

Quelles erreurs font refuser ou réduire l'indemnisation ?

La première erreur consiste à réparer, jeter ou remplacer avant le passage de l'expert. Vous devez prendre des mesures conservatoires (bâcher une toiture, isoler un serveur compromis), mais la remise en état complète avant expertise prive l'assureur de la possibilité de constater les dommages, ce qui fonde précisément la déchéance.

La deuxième erreur est la déclaration embellie. L'article L. 113-8 du code des assurances prononce la nullité du contrat en cas de fausse déclaration intentionnelle, et la plupart des contrats prévoient une déchéance totale en cas de déclaration frauduleuse du sinistre. Gonfler un inventaire fait perdre l'intégralité de l'indemnité, pas seulement la partie exagérée.

La troisième erreur remonte à la souscription : une activité, un chiffre d'affaires ou une surface déclarés en dessous de la réalité. L'article L. 113-9 permet alors à l'assureur d'appliquer la règle proportionnelle, c'est-à-dire de réduire l'indemnité dans le rapport entre la prime payée et celle qui aurait dû l'être. Un contenu assuré 200 000 € qui en vaut 400 000 € n'est indemnisé qu'à moitié. Sous-déclarer est la plus mauvaise des économies, comme nous l'expliquons dans nos dix leviers pour réduire sa prime.

Enfin, reconnaître sa responsabilité par écrit ou transiger avec un client sans l'accord de l'assureur rend ces engagements inopposables à ce dernier, qui refusera de couvrir ce que vous avez concédé.

Un sinistre bien déclaré, c'est un dossier qu'un expert peut instruire sans avoir à imaginer ce qui s'est passé : chaque pièce que vous fournissez est un argument de moins pour réduire l'indemnité.

Comment se déroule l'expertise après un sinistre d'entreprise ?

Au-delà de quelques milliers d'euros de dommages, l'assureur mandate un expert. L'expert d'assurance est un professionnel payé par l'assureur pour constater les dommages, en rechercher la cause, vérifier qu'ils entrent dans les garanties et chiffrer la perte. Son rapport est un avis, pas une décision : vous pouvez le contester.

L'expertise contradictoire consiste à faire intervenir un second expert, mandaté par l'entreprise, qui participe aux réunions, discute les constatations et négocie le chiffrage. Ses honoraires, généralement compris entre 3 % et 10 % de l'indemnité obtenue, sont pris en charge par la garantie « honoraires d'expert » lorsque le contrat la prévoit. En cas de désaccord persistant, les deux experts désignent un tiers expert dont l'avis s'impose.

Pour une catastrophe naturelle, le régime est plus encadré depuis la loi du 28 décembre 2021 : expert missionné dans le mois suivant la déclaration, proposition d'indemnisation dans le mois suivant le rapport, paiement sous vingt et un jours après votre accord. La franchise légale pour les biens professionnels est de 10 % des dommages, minimum 1 140 € (3 050 € pour la sécheresse), et de trois jours ouvrés, minimum 1 140 €, en perte d'exploitation, selon France Assureurs.

Quel est le rôle du courtier dans la gestion d'un sinistre ?

Le courtier est votre mandataire, pas celui de l'assureur. Dans la plupart des contrats placés par un courtier, la déclaration lui est adressée et il la transmet : le délai court à partir de votre déclaration au courtier, à condition qu'elle soit tracée. Il vérifie les garanties mobilisables, reformule les circonstances dans le vocabulaire de la police et anticipe les objections de l'assureur. Pendant l'expertise, il assiste aux réunions, suit les délais et négocie les acomptes : une entreprise qui a subi un incendie a besoin de trésorerie dans les semaines qui suivent, pas six mois plus tard.

Que faire si l'assureur refuse d'indemniser ?

Demandez d'abord le motif écrit du refus, avec l'article des conditions invoqué : beaucoup de refus reposent sur une pièce manquante et se règlent par un complément de dossier. Si le désaccord persiste, adressez une réclamation écrite au service dédié de l'assureur, qui doit répondre dans un délai de deux mois.

Sans réponse satisfaisante, vous pouvez saisir gratuitement La Médiation de l'Assurance, qui a reçu 46 830 saisines en 2025 (+ 28 % sur un an) et donné satisfaction totale ou partielle au réclamant dans 55 % des dossiers. La saisine suspend la prescription biennale de l'article L. 114-1. Si un client grand compte est impliqué, relisez aussi les clauses d'assurance de vos contrats grands comptes : elles imposent souvent des délais d'information plus courts que la loi.

Questions fréquentes

Le délai de cinq jours court-il en jours calendaires ou en jours ouvrés ?

En jours ouvrés : cinq jours ouvrés représentent en pratique une semaine calendaire. Le point de départ est la connaissance du sinistre par l'entreprise, pas la date de l'événement.

Faut-il déclarer un sinistre même si le montant est inférieur à la franchise ?

Oui pour tout événement susceptible d'engager votre responsabilité envers un tiers, car la réclamation peut grossir. Pour un dommage à vos propres biens, vérifiez que le contrat n'impose pas de déclarer « tout sinistre ».

Peut-on commencer les réparations avant le passage de l'expert ?

Uniquement les mesures conservatoires nécessaires pour éviter l'aggravation des dommages, en conservant photos et factures. Toute remise en état complète doit attendre l'accord écrit de l'assureur ou de l'expert.

Le courtier peut-il être tenu responsable d'une déclaration tardive ?

Oui, si vous lui avez déclaré le sinistre dans les délais de manière traçable et qu'il a tardé à transmettre. La déclaration au courtier doit donc toujours être écrite et datée.

Chez Lesto, la gestion des sinistres fait partie du mandat : nous déclarons pour vous, constituons le dossier de pièces, assistons aux expertises et négocions les acomptes et l'indemnité finale. Avant le sinistre, la meilleure protection reste un contrat dont les garanties, franchises et valeurs déclarées correspondent à votre activité réelle. Vos contrats tiendraient-ils face à un sinistre ? Faites analyser vos assurances : nous consultons en moyenne neuf assureurs et vous rendons un diagnostic en 72 heures.